Ante una revisión, no basta con haber registrado una operación: hay que poder demostrar que existió y que se relaciona con el negocio. Los gastos que no se pueden sustentar corren el riesgo de ser observados. Por eso el orden documentario es, en la práctica, la primera línea de defensa de una empresa.
Prácticas que recomendamos
- Archivar los comprobantes por período y en el mismo orden en que se registran.
- Respaldar las operaciones importantes con contratos, órdenes de compra, guías y constancias de pago.
- Conciliar cada mes los registros de compras y ventas con los comprobantes electrónicos.
- Llevar un control de detracciones, percepciones y retenciones.
- Definir quién es responsable de reunir y custodiar cada tipo de documento.
Cuando llega un requerimiento
Lee con atención qué se solicita y en qué plazo, reúne el sustento con anticipación y responde de forma ordenada. Si tu documentación ya está organizada, el proceso será mucho más sencillo.
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